Con l’entrata in vigore del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) – Regolamento UE 2016/679 – il tema della tutela dei dati personali è diventato centrale per ogni organizzazione pubblica e privata. Tra le numerose novità introdotte dalla normativa, un ruolo chiave è quello del Responsabile della Protezione dei Dati, più noto come Data Protection Officer (DPO). Ma quando è obbligatoria la nomina del DPO? Quali sono le sue responsabilità? E cosa comporta per le aziende l’inserimento di questa figura nel proprio assetto organizzativo? In questo articolo analizzeremo i requisiti previsti dalla legge, i compiti del DPO e i vantaggi di una gestione strutturata della privacy aziendale.
Cos’è il DPO e qual è il suo ruolo
Il Data Protection Officer è una figura prevista espressamente dal GDPR, con la funzione di garantire che il trattamento dei dati personali avvenga nel rispetto della normativa europea. Il DPO svolge un’attività di controllo, consulenza e coordinamento all’interno dell’organizzazione, ed è incaricato di sorvegliare la corretta applicazione delle regole in materia di privacy.
Non si tratta di un mero ruolo formale: il DPO è un consulente indipendente, dotato di competenze giuridiche e informatiche, che supporta il titolare e il responsabile del trattamento nell’assolvere agli obblighi normativi e nel gestire eventuali violazioni o reclami.
Il GDPR prevede che il DPO possa essere un dipendente interno o un consulente esterno, purché sia in grado di svolgere le sue funzioni in piena autonomia e senza conflitti d’interesse.
Quando è obbligatoria la nomina del DPO
La nomina del DPO non è sempre obbligatoria, ma lo diventa in presenza di determinate condizioni, chiaramente indicate dall’articolo 37 del GDPR. In particolare, il DPO è obbligatorio quando:
- Il trattamento è effettuato da un’autorità pubblica o da un organismo pubblico, fatta eccezione per le autorità giudiziarie nell’esercizio delle loro funzioni.
- Le attività principali del titolare o del responsabile del trattamento consistono in trattamenti che, per loro natura, ambito di applicazione e/o finalità, richiedono un monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala.
- Le attività principali consistono nel trattamento su larga scala di categorie particolari di dati, come quelli relativi alla salute, alla vita sessuale, all’origine etnica o all’opinione politica, oppure di dati relativi a condanne penali e reati.
Esempi pratici di soggetti obbligati alla nomina del DPO sono: ospedali, enti pubblici, istituti scolastici, aziende sanitarie, società di telecomunicazioni, banche, compagnie assicurative e tutte le imprese che gestiscono grandi banche dati per finalità di profilazione o marketing.
Anche se non obbligatoria, la nomina può comunque rappresentare una scelta strategica per le aziende che desiderano rafforzare la propria compliance, migliorare la governance dei dati e ridurre il rischio di sanzioni.
I compiti del DPO secondo il GDPR
L’articolo 39 del GDPR definisce chiaramente i compiti del Data Protection Officer. Il DPO deve:
- Informare e consigliare il titolare e i dipendenti dell’organizzazione in merito agli obblighi derivanti dal regolamento e dalle altre disposizioni applicabili in materia di protezione dei dati;
- Sorvegliare l’osservanza del regolamento, delle politiche interne e delle prassi operative relative alla protezione dei dati personali, anche in materia di assegnazione delle responsabilità, sensibilizzazione e formazione del personale;
- Fornire pareri in merito alla valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) e monitorarne l’attuazione;
- Cooperare con l’autorità di controllo, ossia il Garante per la protezione dei dati personali;
- Fungere da punto di contatto per l’autorità e per gli interessati su tutte le questioni relative al trattamento dei dati personali.
Il DPO deve operare in modo autonomo e indipendente, senza ricevere istruzioni sui compiti da svolgere e senza subire pressioni. Inoltre, deve avere accesso diretto al vertice dell’organizzazione per garantire l’efficacia delle sue attività.