Nel contesto della sicurezza sul lavoro, la formazione non si esaurisce con la partecipazione al corso. Ogni attività formativa deve essere tracciata, documentata e archiviata, nel rispetto della normativa vigente e in modo da dimostrare – in caso di controlli o incidenti – che l’azienda ha adempiuto correttamente ai propri obblighi.
Con il nuovo Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025, questo principio viene rafforzato: l’azienda non solo deve garantire l’erogazione della formazione, ma anche conservarne la documentazione completa per un periodo minimo stabilito.
Vediamo nel dettaglio quali documenti vanno conservati, per quanto tempo e con quali modalità, per evitare sanzioni e garantire la piena conformità.
Il problema della documentazione incompleta o disorganizzata
Una delle carenze più frequenti riscontrate dagli organi di vigilanza durante i controlli è la mancanza di documentazione formativa idonea. Attestati non reperibili, registri incompleti, firme mancanti o assenza di verifica dell’apprendimento sono elementi che possono inficiare la validità della formazione svolta.
In caso di infortunio o ispezione, l’assenza della documentazione adeguata può portare a:
- sanzioni amministrative per mancata formazione;
- responsabilità civili o penali per inadempimento degli obblighi di prevenzione;
- difficoltà nel dimostrare la diligenza aziendale nei rapporti con clienti, enti e assicurazioni.
I nuovi obblighi dell’accordo Stato-Regioni
Il nuovo Accordo Stato-Regioni 2025 non modifica solo i contenuti dei corsi e le modalità di erogazione, ma definisce anche regole più stringenti sulla tracciabilità e conservazione dei documenti formativi.
Ogni percorso formativo – obbligatorio o aggiornamento – deve essere accompagnato da una documentazione completa e verificabile, che includa non solo l’attestato finale, ma anche una serie di elementi che dimostrino l’effettiva partecipazione e l’acquisizione delle competenze.
Cosa conservare e per quanto tempo
Per ogni attività formativa svolta, l’azienda deve conservare:
- Registro presenze, firmato da partecipanti e formatore, con date e orari precisi;
- Programma del corso, con indicazione dei contenuti trattati;
- Materiale didattico utilizzato, slide, dispense, schede tecniche (anche in formato digitale);
- Verifica dell’apprendimento, obbligatoria per tutti i corsi a partire dal 2025;
- Attestato di partecipazione, firmato, completo di data, durata, modalità e riferimenti normativi;
- Verbale della prova pratica (quando prevista, es. per attrezzature o DPI di III categoria);
- Scheda anagrafica del corsista, con ruolo, mansione, rischi specifici.
La normativa prevede che tutta la documentazione formativa venga conservata per almeno 10 anni. Questo vale sia per i corsi in aula che per quelli in videoconferenza o e-learning, e include anche gli aggiornamenti periodici.
In caso di incidente con conseguenze gravi, è fortemente consigliato conservare la documentazione per un periodo ancora più lungo, anche ai fini assicurativi e legali.
Il supporto di Macla Consulting
Macla Consulting affianca le imprese non solo nell’erogazione dei corsi, ma anche nella gestione completa della documentazione formativa, garantendo:
- Archiviazione ordinata e sicura di tutti i documenti obbligatori
- Invio periodico di report formativi e scadenze
- Supporto durante controlli da parte di ATS, INL, o altri enti
- Accesso facilitato ai registri e agli attestati per ogni dipendente
- Soluzioni digitali integrate per la gestione del piano formativo aziendale
Il nostro obiettivo è offrire un unico referente per tutti gli aspetti legati alla sicurezza e alla formazione, semplificando il lavoro delle imprese e garantendo piena conformità normativa.