Nel panorama della salute e sicurezza sul lavoro, uno degli aspetti spesso trascurati dalle aziende è il controllo della validità degli attestati di formazione. Si tratta di un errore frequente, ma potenzialmente grave, perché in caso di ispezione o infortunio, un attestato scaduto, incompleto o non conforme può determinare sanzioni e responsabilità.
Ma chi ha il compito di verificare la regolarità di questi documenti? È sufficiente conservarli in archivio o occorre adottare un sistema di controllo periodico e strutturato?
Con l’entrata in vigore del nuovo Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025, questo tema è tornato al centro dell’attenzione, con regole più chiare ma anche più stringenti. Vediamo cosa prevede la normativa e come gestire correttamente questa responsabilità.
Il problema degli attestati non aggiornati o non conformi
In molte organizzazioni, gli attestati di formazione vengono raccolti e archiviati senza un vero controllo. Spesso si dà per scontato che, una volta ottenuto, l’attestato abbia validità indefinita o che basti “aver fatto il corso” per essere in regola.
In realtà, gli attestati sono validi solo se rispondono a requisiti ben precisi, tra cui:
- coerenza con i rischi presenti nel DVR aziendale;
- erogazione da parte di enti formatori qualificati;
- verifica dell’apprendimento effettuata correttamente;
- aggiornamento periodico entro i termini previsti per ciascuna figura (lavoratore, preposto, dirigente, RLS, addetto antincendio o primo soccorso).
Chi ha l’obbligo di controllo?
La normativa individua in modo chiaro i soggetti responsabili del controllo e del mantenimento della validità formativa:
1. Datore di lavoro: è il responsabile ultimo della sicurezza e quindi anche della formazione dei lavoratori. Ha l’obbligo di garantire che ciascun dipendente riceva una formazione adeguata, aggiornata e documentata. Deve inoltre assicurarsi che gli attestati siano verificabili, archiviati e conformi ai requisiti normativi;
2. RSPP (Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione): ha il compito di supportare il datore di lavoro nella pianificazione, organizzazione e controllo della formazione, segnalando eventuali necessità di aggiornamento e garantendo l’allineamento con il DVR;
3. HR Manager o ufficio del personale: spesso gestisce operativamente la formazione, organizza i corsi e conserva i documenti. Deve avere un sistema di scadenziario, per segnalare con anticipo la necessità di aggiornamento degli attestati;
4. Preposti: pur non avendo responsabilità diretta sull’organizzazione formativa, i preposti devono verificare che i lavoratori da loro coordinati siano effettivamente formati. In caso contrario, devono informare il datore di lavoro o l’RSPP.
Cosa controllare in un attestato
Ogni attestato deve essere verificato in merito a:
- Dati anagrafici corretti del partecipante;
- Titolo del corso coerente con i rischi e le mansioni;
- Durata e programma del corso in linea con quanto previsto dalla normativa;
- Firma del docente e del partecipante;
- Dati dell’ente formatore, con evidenza della sua qualificazione (accreditamento regionale, iscrizione ad elenco, ecc.);
- Data di rilascio e validità dell’aggiornamento (2, 3 o 5 anni a seconda dei casi);
- Prova dell’avvenuta verifica dell’apprendimento, ove richiesta.
Verificare la validità degli attestati di formazione non è una formalità, ma un dovere giuridico e un investimento in sicurezza. Conoscere chi è responsabile e quali controlli effettuare permette di evitare errori, tutelare i lavoratori e proteggere l’impresa da sanzioni e rischi.