Lo smart working è ormai una modalità organizzativa consolidata per molte aziende. Tuttavia, la crescente diffusione del lavoro agile ha portato il legislatore a definire in modo più preciso gli obblighi in materia di salute e sicurezza, introducendo nuovi adempimenti e rafforzando la responsabilità delle imprese.
Le recenti disposizioni normative hanno chiarito che il lavoro agile non rappresenta una deroga agli obblighi previsti dal D.Lgs. 81/08, ma una modalità di svolgimento dell’attività lavorativa che richiede strumenti e procedure specifiche. Per questo motivo, le aziende devono verificare periodicamente il proprio livello di conformità e adottare un approccio strutturato alla gestione dello smart working.
Perché è importante verificare la conformità dello smart working
Molte organizzazioni hanno introdotto il lavoro agile in tempi rapidi, soprattutto negli ultimi anni, senza aggiornare completamente il proprio sistema di gestione della sicurezza. In numerosi casi esistono accordi individuali e procedure operative, ma manca una reale integrazione con la documentazione aziendale e con le attività di prevenzione.
Questa situazione può generare criticità sia dal punto di vista organizzativo sia durante eventuali controlli ispettivi. Oggi gli organi di vigilanza verificano non solo la presenza della documentazione obbligatoria, ma anche la coerenza tra i documenti, le modalità operative e le attività effettivamente svolte dai lavoratori.
Per questo motivo è utile adottare una vera e propria checklist operativa che consenta di valutare periodicamente il livello di adeguamento dell’azienda.
La checklist operativa per l’adeguamento al lavoro agile
Il primo elemento da verificare riguarda la corretta individuazione dei lavoratori che operano in modalità agile. L’azienda deve avere un quadro chiaro delle persone coinvolte, delle mansioni svolte e delle modalità di esecuzione della prestazione lavorativa.
Successivamente è necessario controllare la presenza degli accordi individuali di smart working, verificando che siano aggiornati e coerenti con l’organizzazione aziendale attuale. Gli accordi devono disciplinare aspetti fondamentali come modalità operative, strumenti utilizzati, tempi di lavoro e diritti delle parti.
Un ulteriore controllo deve riguardare il Documento di Valutazione dei Rischi. Pur non essendo necessario redigere un DVR separato per il lavoro agile, è importante verificare che questa modalità organizzativa sia stata considerata nell’ambito della valutazione generale dei rischi e che le eventuali criticità siano state analizzate correttamente.
Particolare attenzione deve essere dedicata all’informativa sulla sicurezza per lo smart working. Le recenti novità normative hanno rafforzato l’importanza di questo documento, che deve essere specifico, aggiornato e coerente con le attività svolte. Inoltre, deve essere formalmente consegnato al lavoratore e trasmesso al RLS, con adeguata tracciabilità documentale.
Anche la formazione rappresenta un punto essenziale della checklist. I lavoratori devono essere informati sui rischi specifici legati al lavoro agile, come quelli derivanti dall’utilizzo prolungato dei videoterminali, dalle posture scorrette, dall’organizzazione dei tempi di lavoro e dagli aspetti ergonomici delle postazioni utilizzate.
Non bisogna poi trascurare la gestione delle attrezzature. Computer portatili, monitor, dispositivi mobili e software aziendali devono essere utilizzati secondo procedure chiare, che garantiscano sia la sicurezza del lavoratore sia la protezione dei dati aziendali.
Infine, è opportuno verificare che il RLS sia stato coinvolto correttamente e che esistano procedure per raccogliere eventuali segnalazioni o criticità provenienti dai lavoratori in smart working.